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 Nicolas Pène - Spécialiste en Ennéagramme & Lecture de Personnalité
Archives de mai 2009

Voici tous les articles de cette catégorie :

Et en quelques mots, voici les 3 derniers articles de cette catégorie :

Efficacité – les mails : organisation de ses dossiers…

PaperBoy

Pendant les prochaines semaines nous allons travailler sur un outil indispensable qui peut nous faire gagner un temps précieux s’il est utilisé à bon escient : Le  Mail.

Après de nombreuses années de tests en tout genre, j’ai enfin trouvé une méthode qui m’apporte une plus grande efficacité que la simple application d’un GTD. Je souhaiterais donc la partager avec vous en commençant aujourd’hui par le commencement : L’organisation de ses dossiers.

Le principe fondamental de ma méthode de classement est simple : ne garder dans votre boite de réception que les mails nécessitant une action.

La plus grande difficulté dans cette méthode est de savoir que faire des mails ne nécessitant pas d’actions. Pas de panique, j’ai une solution simple pour résoudre ce problème.

Chaque mail que vous recevez appartient à l’un des 4 groupes suivants. Lors de votre traitement, identifiez à quelle catégorie appartient votre message et appliquez lui la méthode adéquate :

– les mails entrainant une action (simple réponse, tâche à exécuter…) :
Ce sont les seuls messages qui doivent être présents dans votre boite de réception. Ils y resteront tant que l’action ne sera pas réalisée ou annulée.

NB : une fois celle-ci exécutée, réévaluez votre mail puis classez le dans une des catégories suivantes.

– les références :
mails apportant des informations utiles pour plus tard. Créez des répertoires de références pour chaque projet sur lesquels vous travaillez et archivez-y ces mails là.

– mails pouvant très hypothétiquement servir un jour… peut-être :
à ne pas confondre avec les références ayant une véritable utilité à terme, ces mails représentent le plus gros obstacle à la survie de votre système. En général ils « pourrissent » nos boites mails ; nous n’osons pas les supprimer de peur de perdre une info possiblement utile (ce qui est d’ailleurs rarement le cas).

Après de nombreux essais, j’ai enfin trouvé une solution efficace : créer un dossier « vrac » ou « lus » dans lequel iront se loger tous ces parasites.
De temps à autre, nettoyez ce répertoire en supprimant tous mails vieux de plus de 6 mois.
Si un jour, il vous arrive par le plus grand des hasards de chercher un mail dans ce répertoire, utilisez les fonctions avancées de recherche de votre client de mail.

– les éphémères :
Ils arrivent aussi vite qu’ils repartent : information n’ayant plus d’utilité une fois lue, messages du genre « phares allumés » ou « clefs perdues », news que personne ne lit, sujet ne vous concernant pas…

Une fois lus (ou pas) vous n’avez qu’un endroit ou déposer ces mails : La poubelle. N’hésitez pas, et supprimez les une fois lu ; ils ne vous serviront jamais plus.

Dans le prochain article « Gagner en efficacité » nous aborderons une autre fonctionnalité des mails rarement utilisés : Les labels (ou Stars pour notre ami Gmail.) Nous verrons ainsi comment faire de ce petit outil une nouvelle arme d’efficacité.

En attendant, bon classement de mails à vous 😉

F.

Efficacité – Just do It…

Au cours des dernières semaines, j’ai tenté de vous faire découvrir quelques principes d’efficacité. Lors de vos lectures, il est probable que vous vous soyez dit :
« Je sais déjà tout cela »

Si tel est le cas, j’aimerais vous poser la question suivante :
« Bien, et est-ce que vous utilisez ces connaissances ? »

Le conseil efficacité du jour est une fois de plus très simple, mais aussi très puissant : mettez immédiatement en pratique le savoir que vous apprenez ou, comme le dit si bien cette bonne vieille paire de chaussures : Just do It!

Les méthodes que je partage avec vous chaque semaine, semblent simples et évidentes. La réelle difficulté n’est pas de les connaître, mais bien de les mettre en application. C’est à partir de ce moment-là que vous gagnerez en efficacité. Le savoir pour le savoir est une très bonne chose dans certains contextes, mais en aucun cas dans celui-là.

A chaque fois, que vous apprendrez ou repenserez à une connaissance pouvant apporter à votre quotidien, posez vous la question suivante :
suis-je capable d’utiliser cette connaissance ?

  • Oui ! Et-est-ce que je m’en sers ?
  • Non ! Pourquoi ? Me suis-je réellement donné les moyens d’essayer ?

Admettons le cas échéant que vous ne soyez pas capable d’utiliser les connaissances acquises bien que vous vous en soyez donné les moyens. Pas de soucis, ne remettez rien en cause, peut-être que le principe n’est tout simplement pas adapté à votre façon de fonctionner. Quoi qu’il arrive, vous avez essayé, donc pas de remord ni regret.

Maintenant, si vous le voulez bien, faisons un petit rappel des principes que nous avons pu voir ensemble :

Sur tous ces principes, lesquels connaissez-vous ? ( les plus assidus à ce blog diront tous, bien évidemment 😉 )

Et parmi ceux que vous connaissez, lesquels avez-vous essayé d’appliquer ?

Dernière question, maintenant que vous avez en main un nouveau principe d’efficacité, allez-vous l’appliquer ?

Sur ce, je vous souhaite une excellente journée et n’oubliez pas : Just do it 😉
F.

Efficacité – la première action…

Aujourd’hui nous allons essayer de débloquer simplement une des causes de la  procrastination : le flou artistique.

J’entends par « flou artistique » une définition abstraite d’une action ou d’un projet donné. Voici quelques exemples de tâches assez floues :

  • organiser réunion hebdo
  • mail Vito
  • programme sport
  • régler problème fuite évier
  • doc projet X
  • voyage Paris

On retrouve très souvent ce type de tâches sur nos post-it, agendas et autres todolist. Le problème étant que nous avons tendance à repousser ces tâches de par leur manque de clarté. L’action n’étant pas claire, elle peut donc sembler compliquée à réaliser. Par conséquent nous la reportons pour exécuter à la place quelque chose de plus simple ou du moins plus clair.

Pour éviter de partir dans ce « flou artistique », avant d’écrire votre action, prenez quelques secondes pour vous demander quelle est la première action à exécuter. Une fois, celle-ci clairement définie, écrivez-là sur votre post-it, todolist ou autre.

En se focalisant sur la première action et non sur l’aspect superficiel des tâches à accomplir, vous aurez beaucoup moins de mal à l’attaquer.

Nous avons besoin de concret pour mieux visualiser le travail à accomplir.

NB : en recherchant la première action d’un projet, vous ne verrez peut-être que l’arbre qui cache la forêt ; ce n’est pas bien grave. Le plus est de se lancer, car même si la forêt est dense, y pénétrer semble beaucoup moins effrayant qu’il n’y parait. Et, de toute façon, quoi qu’il arrive, nous devons la franchir, donc autant mettre nos peurs de côté le plus rapidement possible.

Passons maintenant à la pratique en revenant sur notre précédente liste de tâches, voici à quoi elle pourrait ressembler une fois les premières actions définies :

  • vérifier sur l’organigramme les disponibilités de la salle de réunion
  • regarder les infos sur le sujet Y pour les envoyer à Vito
  • réfléchir et écrire les meilleurs horaires pour mes activités sportives
  • chercher les numéros de plombiers sur l’annuaire
  • regrouper mes notes concernant le projet X
  • regarder sur le net les horaires et tarifs des trains Toulouse-Paris

Beaucoup plus clair, non ? De plus ces actions ont toutes l’air simples et rapides à exécuter, par conséquent : moins de procrastination et plus d’efficacité.

Voilà ! maintenant que cet article est terminé, quelle est votre prochaine action à exécuter ?
F.