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 Nicolas Pène - Spécialiste en Ennéagramme & Lecture de Personnalité
Archives de juin 2009

Voici tous les articles de cette catégorie :

Et en quelques mots, voici les 3 derniers articles de cette catégorie :

Efficacité : comment bien gérer les baisses de régime ?

Être efficace, c’est aussi savoir écouter son rythme biologique et tout particulièrement vos rythme circadien, ultradien et infradien. Vos quoi… ???

Oui, votre rythme circadien est votre rythme naturel sur une journée type. Le rythme ulradien correspond à un rythme plus cours (on retrouve un type de rythme ultradien sur nos cycles de sommeils) et enfin, le rythme infradien est un rythme beaucoup plus long (quelques jours, semaines ou moins). Laissez-moi vous expliquer rapidement ce dernier point :

Avez-vous déjà noté à quel point, certains jours, semaines, mois, vous étiez productif ? Et à contrario, combien d’autres, vous n’arriviez pas à avancer, vous perdez le feu sacré, la motivation… puis lentement mais sûrement, vous commencez à procrastiner…

Sans se complaire dans l’inactivité, ces variations de rythme font partie de la nature de tout individu.

Mon conseil de jour : Si vous êtes en pleine période de baisse de régime, que rien n’avance, alors : ne vous forcez pas ! Arrêtez tout, faites un petit break (d’une heure, d’un jour, d’une semaine…) et reposez vous !
Accordez-vous un peu de temps pour vous-même puis, tranquillement, trouvez la cause de votre baisse de régime (si cause il y a.)

Se forcer à avancer, malgrè la fatigue et le stress n’avancera à rien et, vous fera perdre bien plus de temps que de tout stopper pour reprendre à neuf. Prenez le temps de recharger les bateries plutôt que de continuer tant bien que mal sur vos réserves.

Pour donner un exemple concret à ces mots, sachez que je suis moi-même en plein dans cette phase descendante (ou du moins pour mes activités de bloggin’). Voilà pourquoi, je vais immédiatement poser ma plume virtuelle et prendre un peu de temps pour moi-même…

Je vous dis donc à très bientôt pour de nouveaux conseils.

Efficacité – les mails : filtrer ses messages…

Après avoir vu comment bien organiser nos dossiers mails, comment affecter judicieusement des labels et, de quelle manière adapter ce concept à Gmail, nous arrivons aujourd’hui à la dernière étape dans l’optimisation de notre boite mail : Les Filtres.

Je ne vais pas ici, vous détailler comment régler vos filtres ou que mettre dans chacun d’eux, préférant vous laisser le soin d’étudier ces divers points. Nous allons plutôt voir ensemble quel état d’esprit adopter afin de filtrer au mieux nos mails.

Pourquoi utiliser des filtres sur ses mails ?

Pour toutes les raisons suivantes (et bien plus encore…) :

  • Vous êtes fatigué de déplacer sans arrêt vos messages d’un répertoire à l’autre
  • Vous n’avez jamais une vision claire du nombre et du type de messages non lus dans votre boite de réception
  • Vous recevez de nombreux mails automatiques
  • Vous en avez marre de toujours être parasité par des newsletters que vous ne lisez jamais (ou rarement)

Dans tous ces cas, la création de filtres nous permet de simplifier et automatiser le travail de classement de nos mail et ainsi décomplexifier notre boite de réception.

Tri des Messages non lus :

Afin de faire un premier tri sur les messages entrant, j’ai créé 4 dossiers inbox sur mon client mail, correspondant chacun à une boite de réception. Voici à quoi correspond chacun d’eux ainsi que, entre [crochets], le type de filtre que j’applique à chacun d’eux :

  • inbox all : messages destinés à tous les employés de la boite [envoyés à : [email protected]]
  • inbox groupe1 : mails envoyés à l’ensemble des membres d’un groupe [envoyés ou C.C. à : groupe1@…]
  • inbox perso : tous messages à caractère personnel [envoyés par : @gmail.com, @yahoo.fr, @hotmail.fr, …]
  • inbox pro : tout autre message [pas de filtre]

Les mails automatiques :

Travaillant sous une forte contrainte opérationnelle, je reçois quotidiennement de nombreux mails automatiques de monitoring. Si vous aussi vous recevez ce type de mails réguliers et automatiques (les newletters entrant dans cette catégorie) alors filtrez ces mails dans des répertoires adéquats.

De plus si vous visualisez certains de ces messages de façon sporadique, peut-être serait-t-il également intéressant de rajouter l’option « marquer ce message comme lu » sur votre filtre, vous pourrez toujours les visualiser lors d’un besoin ponctuel.

Les filtres poubelles :

À utiliser avec parcimonie, ces filtres redirigent directement certains de vos messages directement à la poubelle. Personnellement, j’utilise cette méthode pour toutes newletters inutiles (du moins inutiles pour moi) auxquelles je ne peux me désinscrire. Si vous souhaitez créer ce genre de filtres, testez les bien, histoire de ne pas voir des messages importants partir directement à la poubelle.

En résumé, tous ces concepts de filtrage se rejoignent en un seul et unique but : libérer sa boite de réception des messages parasites afin d’avoir une vision claire et instantanée des messages vraiment importants.
Voilà pourquoi, je n’ai pas parlé technique ou méthode à appliquer de A à Z. À chaque boite mail, à chaque individu, la philosophie générale reste la même, seule là méthode change…
F.

Gmail : Comment bien utiliser les icônes de suivis ou stars

Le but de cet article est de vous expliquer ma méthode pour utiliser de façon optimale les « icônes de suivis » ou « stars » de Gmail, afin de les appliquer aux méthodes de gestion des mails vues dans notre rubrique Gagner en efficacité.

Dans l’article précédent, nous avons appris comment utiliser les « labels » ou « étiquettes » afin de classer nos mails impliquant des actions dans une des catégories suivantes :

  • Action Urgente
  • Action
  • À lire
  • À suivre
  • Réunions

Sur Gmail la notion de label correspond au système de « dossiers » des clients mails. Afin de palier ce manque, nous allons donc utiliser le système « d’icônes de suivis ».

Par défaut, les « icônes de suivis » permettent juste de marquer d’une étoile certains de nos messages, ce qui pour nous est un peu juste. Or, sur le Lab de Gmail il est possible de les personnaliser. Nous allons donc voir comment installer tout ça et surtout comment l’adapter à nos besoins.

Comment personnaliser les « icônes de suivis » :

En premier lieu, il nous faut activer l’option adéquate. Pour cela, allez dans :
Paramètres -> Labs

Activez les « Icônes de suivi personnalisées » ou « Superstars » si la langue par défaut est l’english :

Gmail Superstars

Une fois activées, allez dans Paramètres -> Général -> Icônes de suivi personnalisées
et définissez quelles icônes vous souhaitez utiliser. Voici les icônes que j’utilise ainsi que leur correspondance :

Action Urgente Action Urgente
Actions Action
À lire À lire
À suivre À suivre

N.B. : je n’ai pas d’icônes pour le label « Réunions » n’utilisant pas Gmail dans un cadre strictement professionnel.

Voilà, il ne vous reste plus qu’à affecter vos icônes de suivi aux mails adéquats et le tour est joué.

Gmail Inbox Stars

Excellente journée à vous,
F.