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 Nicolas Pène - Expert en PNL & Stratégies Marketing

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Comment organiser et gérer plusieurs projets en même temps ?

beaucoup trop de projets, comment faire ?

Histoire de patienter un peu avant les prochaines aventures de notre ami le mouton noir, nous allons aujourd’hui parler un petit peu d’efficacité et voir comment organiser et gérer plusieurs projets en même temps.

Gérer de nombreux projets, et ce au quotidien, est un cas que nous rencontrons tous, chacun à notre mesure. Nous accumulons, accumulons, accumulons et ce parfois, jusqu’à que cela devienne problématique. Comment donc dénouer ce nœud gordien et se soulager de cette pile de projets à accomplir ?

Une idée serait d’éliminer l’ensemble et n’en garder qu’un. Or, malgré les conseils de Leo Babauta dans son livre « L’art d’aller à l’essentiel », il est difficile, voir utopique de réduire et supprimer cet amas de choses à faire vers un seul et unique projet.

Quelle solution apporter à ce problème de temps/projets ?

La méthode que je vous suggère aujourd’hui est vraiment excellente, car issue de ma n’ième confrontation avec cet amas de projets à gérer continuellement (et avec mon profil de scanneur, j’ai une grosse tendance à accumuler ceux-ci). J’ai pris une petite partie du week-end dernier pour mettre en place celle-ci, et ce en utilisant mon expérience acquise dans le domaine de l’efficacité. Après application, me voilà l’esprit plus libre, avec une vision d’ensemble plus claire sur les actions que je dois entreprendre et où celles-ci doivent me mener.

Voyons donc ensemble cette méthode qui, je l’espère, vous aidera à mieux organiser vos projets.

Tout d’abord, les outils de travail : Comme d’habitude, je choisis mes fidèles compagnons, ceux-ci alliant simplicité et efficacité : quelques feuilles de papier, une règle et un stylo.

Une fois munis de ces précieux alliés, nous pouvons mettre en place la méthode suivante :

Étape 1 : Séparez vos feuilles en 4 à 6 colonnes. Sur chacune de ces colonnes, écrivez en haut de celle-ci le nom d’un projet (pour ma part, ce fut 6 projets répartis sur les 6 colonnes d’une seule et même feuille).

Étape 2 : Nous allons maintenant travailler sur chacun des projets. Pour chaque colonne, écrivez tout d’abord le ou les objectifs visés par le projet en question. Essayez de les définir le plus précisément possible.

Étape 3 : Écrivez ensuite le temps nécessaire pour atteindre chacun de ces objectifs.

Étape 4 : Inscrivez l’ensemble des tâches à accomplir pour chaque projet. Faites une sorte de roadmap de ce qu’il est nécessaire de faire pour atteindre les objectifs visés. Par la suite, réévaluez le temps nécessaire au projet, si nécessaire.

Étape 5 : Maintenant que tout est écrit sur papier, prenez du recul. Lisez chacune des colonnes dans leur intégralité. Puis relisez en ne regardant que l’objectif visé et le temps nécessaire pour l’atteindre. Suite à ces lectures, vous serez maintenant plus à même d’évaluer l‘importance de chaque projet.

Étape 6 : Voici l’étape la plus dure, faites une nouvelle lecture rapide, puis essayez, autant que possible, de supprimer des objectifs. Pour ce, prenez en compte les paramètres suivants :

– Votre motivation à réaliser celui-ci (que l’on néglige trop souvent)
–  le ratio [temps de travail] / [résultats obtenus]. Si celui-ci est trop important (trop de travail pour peu de résultats) alors peut-être que le projet ne vaut pas la peine d’être réalisé.

Étape 7 : Mettez en stand-by/quarantaine les projets les moins urgents et/ou les moins motivants. Ainsi, vous réduirez le stress dut au nombre de projet.

Étape 8 : Maintenant qu’un ménage est fait, récupérez les premières tâches à réaliser pour chaque projet restants et inscrivez les sur une nouvelle feuille.

Étape 9 : Planifiez/programmez la date d’exécution de ces tâches.

Étape 10 : Au boulot et en avant vers la réalisation de vos projets les plus importants.

Voilà, j’espère que cette méthode aura donné envie d’être testée ( elle n’attend que ça ^^ ). Pour ma part, ce petit exercice m’a pris une bonne petite heure. Une fois celui-ci fini, j’ai enfin pu faire du ménage, réorganiser mes projets, trouver mes priorités et par-dessus tout, gagné en sérénité grâce au recul pris sur chaque projet.

De plus, la méthode m’a également permis d’avoir une meilleure vision d’ensemble sur mes projets et objectifs, chose que nous avons trop souvent l’habitude de perdre et ce en restant la tête dans les guidons.

N’hésitez pas à me dire si cette méthode vous séduit et, si vous l’avez testé, les résutlats que vous en avez tirés.

Sur ce, je vous souhaite une excellente journée.
Profitez bien et à très bientôt pour le retour du fougueux mouton noir 😉

Photo : Dvortygirl – Flickr

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  1. Abdelkafi Mohamed

    Bonjour,
    Merci pour ces idées encourageant.
    toutefois, je conseille personnellement de transposer le résultat final depuis les feuilles vers le système d’organisation personnel (Outlook, PDA, calepin, …).

    J’ai déjà pratiquer votre idée, et maintenant, ça fait 3 jours que la feuille est dans le cartable en instance 🙂

  2. N.

    Merci, c’est un très juste conseil. Effectivement on a vite fait d’oublier, d’autant que sur ces feuilles sont inscrits objectifs et plan de travail. Il serait dommage de les perdre 😉

  3. ProLire

    Intéressant cette méthode.
    Effectivement, cela peut être utile pour prendre du recul lorsqu’on a trop « la tête dans le guidon ». A tester donc.

  4. N.

    Merci ProLire pour ton commentaire. N’hésites pas à nous en faire un retour 😉

  5. Gregory

    Effectivement, faire le ménage comme le suggère Leo Babauta n’est quand même pas évident.

    Méthode intéressante. D’expérience, je suggérerais d’accorder à chaque projet 2 feuilles: l’une (la feuille projet) pour le ou les objectifs visés, et l’autre (la feuille taches) pour les tâches à accomplir et leurs suivi.

    Sur la feuille projet, je rajouterais aussi les infos de référence (numéro de téléphone, adresses, …).

    La feuille taches vivrait dans son coin (ajout de taches, suppression, notes diverses, …) et pourrait de temps en temps être remise au propre.

  6. Jean-Philippe

    Merci Nicolas de partager ta méthode de travail !

    Pour moi, j’avoue qu’il y a peu de chances pour que cela fonctionne, je suis trop scanneur mais, je suis certain que cette méthode sera très utile à d’autres. 😉

  7. K_r0line

    Très intéressant. J’aime beaucoup lire tes articles.
    Faudrait que j’essaie la méthode pour les vacances d’été, pour avoir le temps de faire ce que j’ai envie de faire 😀 Ahah.
    xx

  8. N.

    @Gregory : très bonnes suggestions, du coup cela permettrait de créer un carnet de route complet sur les projets.

    Pour cette méthode, j’ai essayé de restreindre au minimum les ajouts afin d’avoir une vision la plus claire possible. Il faut juste trouver le bon équilibre car souvent, trop d’info, tue l’info.

    @Jean-Philippe : Justement, il me tarde sincèrement de découvrir ta méthode pour enfin gérer au mieux nos tendances de scanneurs. Une pierre qui n’est que trop manquante à mon édifice.

    @K_r0line : merci beaucoup pour le compliment. Tout comme pour Prolire, n’hésite pas à nous faire un retour de tes tests 😉

  9. Marie

    Je viens de noter toutes ces étapes dans mon Moleskine, reste plus qu’à appliquer!
    Contrairement à Mohamed je préfère le papier/carnet car il est toute la journée avec moi dans mon sac à main, dès qu’il y a une pause (métro ou autre) je peux barrer, lister, ajouter des tâches, et mettre à jour:)
    En tout cas merci !

  10. N.

    Merci Marie pour ton commentaire, n’hésite pas à nous faire un retour d’expérience.

    NB : très bon choix le Moleskine 😉

  11. Vinodis

    Chacun trouvera sa meilleure méthode mais j’ajouterais juste une « astuce » pour aller encore un peu plus vite au niveau de la finalisation des projets.
    Outre le fait de les subdiviser « à l’infini » et tenir une ToDo-List (perso, j’encode tout dans mon BlackBerry qui ne me quitte jamais), je note aussi le niveau de difficulté de la tâche. Si celle-ci est très simple, j’en parle à un ami qui est prêt à me donner un coup de mains quand j’en ai besoin … et je délègue.
    Pour le moment, j’ai réussi à l’engager à mi-temps … et compte bien l’engager à temps plein si les activités continuent à évoluer. Le temps perdu sur ces activités « peu relevantes », je les consacre à des activités plus techniques (core business, donc plus motivantes) et les projets avancent de manière beaucoup plus rapides.

  12. [email protected] Djerba

    Rien ne vaut la methode du papier et du crayon.
    Entierement d’accord avec vous lorsque vous mettez en avant la necessite de mettre noir sur blanc les differentes taches qui composent chaque projet. On peut ainsi s’organiser et non pas perdre 1h chaque matin pour decider de ce qui aura plus d’importance.

    Tres bons conseils qu’il est toujours interessant de rappeller.

  13. N.

    Merci Bruno et Vinodis pour commentaires.

    @Vinodis : Très astucieux ta technique d’ajouter un niveau de difficulté, c’est intéressant à tester.
    Quel types de niveaux de diffuctulté définis-tu ?

  14. Thé vert

    merci pour tous ces conseils.

    Voilà une méthode que je compte appliquer dès que possible car entre tous ces projets, cela peut très vite donner mal à la tête.

    Rien ne vaut un peu de recul sur les choses pour bien avancer.

  15. Vinodis

    Par niveau de difficulté, j’entends
    – « très technique » où une bonne connaissance du secteur, des produits, des clients est nécessaire. Ex : Négocier des prix avec un gros client.
    – « moyennement technique » où une connaissance moyenne est requise. Appeler le client pour voir s’il est satisfait où si une commande est prête.
    – « basique » où aucune connaissance est requise. Préparer une commande, l’encoder, livrer le client.

    Il y a certainement d’autres catégories mais il ne faut surtout (SURTOUT) pas dénigrer les tâches simples qui peuvent apporter une valeur ajoutée. Serez-vous content qu’un livreur vous sourie, vous demande si vous avez des questions, qu’il soit à l’heure, qu’il vous appelle pour voir quand il peut venir livrer ou tout simplement s’assurer que vous serez là quand il livrera, … ?

  16. N.

    Je suis entièrement d’accord, ce sont ces petites taches de fourmis qui, à la longues, apportent de grandes choses.

    En tout cas, merci pour avoir partager ta technique de classification de tâches 🙂

  17. Jérôme

    Merci pour ces bons conseils.
    J’en ai particulièrement besoin en ce moment…

  18. N.

    Jérôme : J’espère qu’ils auront pu t’aider 😉

    Bon courage sur tes projets, à bientôt.

  19. bgn9000

    Hello, on se le répète souvent, mais c’est difficile de lâcher prise même quelques minutes pour remettre à plat tout ce que l’on se met sur le dos. Nietzsche parle de l’âne dans son animalerie prophétique. Une étape supplémentaire sera de se débarrasser de tout cela, effectivement d’aller à l’essentiel, la vie qui nous échappe. En attendant, papier et stylo, méthodologie et conseils, nos outils pour survivre dans un monde qui nous en demande toujours plus.

  20. N.

    Hello Bgn9000 : tout à fait, l’important est d’apprendre à lâcher les choses peu importantes pour privilégier l’essentiel.

  21. Lola

    Bonjour Nicolas
    Je ne fais que de brèves apparitions ces derniers temps, mais sache que je continue à te lire … Je ne peux qu’applaudir cette formule qui en revient à mon principe « de la feuille et des colonnes » qui reste pour moi le « miroir » de notre vie 🙂
    Merci pour ces heures passées à nous apporter tant de sérénité.
    Bien à toi ….Lola

  22. N.

    Merci Lola cela me fait très plaisir de te voir par ici. À très bientôt 🙂

  23. Aurélia

    Merci, c’est très bien expliqué.

  24. N.

    Avec plaisir 🙂