Comment organiser et gérer plusieurs projets en même temps ?

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Histoire de patienter un peu avant les prochaines aventures de notre ami le mouton noir, nous allons aujourd’hui parler un petit peu d’efficacité et voir comment organiser et gérer plusieurs projets en même temps.

Gérer de nombreux projets, et ce au quotidien, est un cas que nous rencontrons tous, chacun à notre mesure. Nous accumulons, accumulons, accumulons et ce parfois, jusqu’à que cela devienne problématique. Comment donc dénouer ce nœud gordien et se soulager de cette pile de projets à accomplir ?

Une idée serait d’éliminer l’ensemble et n’en garder qu’un. Or, malgré les conseils de Leo Babauta dans son livre « L’art d’aller à l’essentiel », il est difficile, voir utopique de réduire et supprimer cet amas de choses à faire vers un seul et unique projet.

Quelle solution apporter à ce problème de temps/projets ?

La méthode que je vous suggère aujourd’hui est issue de ma n’ième confrontation avec cet amas de projets à gérer (et en temps que scanneur, j’ai une grosse tendance à accumuler ceux-ci). J’ai pris une petite partie du week-end dernier pour mettre en place celle-ci, et ce en utilisant mon expérience acquise dans le domaine de l’efficacité. Après application, me voilà l’esprit plus libre, avec une vision d’ensemble plus claire sur les actions que je dois entreprendre et où celles-ci doivent me mener.

Voyons donc ensemble cette méthode qui, je l’espère, vous aidera à mieux organiser vos projets.

Tout d’abord, les outils de travail : Comme d’habitude, je choisis mes fidèles compagnons, ceux-ci alliant simplicité et efficacité : quelques feuilles de papier, une règle et un stylo.

Une fois munis de ces précieux alliés, nous pouvons mettre en place la méthode suivante :

Étape 1 : Séparez vos feuilles en 4 à 6 colonnes. Sur chacune de ces colonnes, écrivez en haut de celle-ci le nom d’un projet (pour ma part, ce fut 6 projets répartis sur les 6 colonnes d’une seule et même feuille).

Étape 2 : Nous allons maintenant travailler sur chacun des projets. Pour chaque colonne, écrivez tout d’abord le ou les objectifs visés par le projet en question. Essayez de les définir le plus précisément possible.

Étape 3 : Écrivez ensuite le temps nécessaire pour atteindre chacun de ces objectifs.

Étape 4 : Inscrivez l’ensemble des tâches à accomplir pour chaque projet. Faites une sorte de roadmap de ce qu’il est nécessaire de faire pour atteindre les objectifs visés. Par la suite, réévaluez le temps nécessaire au projet, si nécessaire.

Étape 5 : Maintenant que tout est écrit sur papier, prenez du recul. Lisez chacune des colonnes dans leur intégralité. Puis relisez en ne regardant que l’objectif visé et le temps nécessaire pour l’atteindre. Suite à ces lectures, vous serez maintenant plus à même d’évaluer l‘importance de chaque projet.

Étape 6 : Essayez, si possible, de supprimer des objectifs. Pour ce, prenez en compte les paramètres suivants :

- Votre motivation à réaliser celui-ci (que l’on néglige trop souvent)
-  le ratio [temps de travail] / [résultats obtenus]. Si celui-ci est trop important (trop de travail pour peu de résultats) alors peut-être que le projet ne vaut pas la peine d’être réalisé.

Étape 7 : Mettez en stand-by/quarantaine les projets les moins urgents et/ou les moins motivants. Ainsi, vous réduirez le stress dut au nombre de projet.

Étape 8 : Maintenant qu’un ménage est fait, récupérez les premières tâches à réaliser pour chaque projet restants et inscrivez les sur une nouvelle feuille.

Étape 9 : Planifiez/programmez la date d’exécution de ces tâches.

Étape 10 : Au boulot et en avant vers la réalisation de vos projets les plus importants.

Voilà, j’espère que cette méthode aura donné envie d’être testée ( elle n’attend que ça ^^ ). Pour ma part, ce petit exercice m’a pris une bonne petite heure. Une fois celui-ci fini, j’ai enfin pu faire du ménage, réorganiser mes projets, trouver mes priorités et par-dessus tout, gagné en sérénité grâce au recul pris sur chaque projet.

De plus, la méthode m’a également permis d’avoir une meilleure vision d’ensemble sur mes projets et objectifs, chose que nous avons trop souvent l’habitude de perdre et ce en restant la tête dans les guidons.

N’hésitez pas à me dire si cette méthode vous séduit et, si vous l’avez testé, les résutlats que vous en avez tirés.

Sur ce, je vous souhaite une bonne journée et vous dis à très bientôt pour le retour du mouton noir
N.

Photo : Dvortygirl

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