Efficacité – les mails : filtrer ses messages…

Après avoir vu comment bien organiser nos dossiers mails, comment affecter judicieusement des labels et, de quelle manière adapter ce concept à Gmail, nous arrivons aujourd’hui à la dernière étape dans l’optimisation de notre boite mail : Les Filtres.

Je ne vais pas ici, vous détailler comment régler vos filtres ou que mettre dans chacun d’eux, préférant vous laisser le soin d’étudier ces divers points. Nous allons plutôt voir ensemble quel état d’esprit adopter afin de filtrer au mieux nos mails.

Pourquoi utiliser des filtres sur ses mails ?

Pour toutes les raisons suivantes (et bien plus encore…) :

  • Vous êtes fatigué de déplacer sans arrêt vos messages d’un répertoire à l’autre
  • Vous n’avez jamais une vision claire du nombre et du type de messages non lus dans votre boite de réception
  • Vous recevez de nombreux mails automatiques
  • Vous en avez marre de toujours être parasité par des newsletters que vous ne lisez jamais (ou rarement)

Dans tous ces cas, la création de filtres nous permet de simplifier et automatiser le travail de classement de nos mail et ainsi décomplexifier notre boite de réception.

Tri des Messages non lus :

Afin de faire un premier tri sur les messages entrant, j’ai créé 4 dossiers inbox sur mon client mail, correspondant chacun à une boite de réception. Voici à quoi correspond chacun d’eux ainsi que, entre [crochets], le type de filtre que j’applique à chacun d’eux :

  • inbox all : messages destinés à tous les employés de la boite [envoyés à : [email protected]]
  • inbox groupe1 : mails envoyés à l’ensemble des membres d’un groupe [envoyés ou C.C. à : [email protected]…]
  • inbox perso : tous messages à caractère personnel [envoyés par : @gmail.com, @yahoo.fr, @hotmail.fr, …]
  • inbox pro : tout autre message [pas de filtre]

Les mails automatiques :

Travaillant sous une forte contrainte opérationnelle, je reçois quotidiennement de nombreux mails automatiques de monitoring. Si vous aussi vous recevez ce type de mails réguliers et automatiques (les newletters entrant dans cette catégorie) alors filtrez ces mails dans des répertoires adéquats.

De plus si vous visualisez certains de ces messages de façon sporadique, peut-être serait-t-il également intéressant de rajouter l’option « marquer ce message comme lu » sur votre filtre, vous pourrez toujours les visualiser lors d’un besoin ponctuel.

Les filtres poubelles :

À utiliser avec parcimonie, ces filtres redirigent directement certains de vos messages directement à la poubelle. Personnellement, j’utilise cette méthode pour toutes newletters inutiles (du moins inutiles pour moi) auxquelles je ne peux me désinscrire. Si vous souhaitez créer ce genre de filtres, testez les bien, histoire de ne pas voir des messages importants partir directement à la poubelle.

En résumé, tous ces concepts de filtrage se rejoignent en un seul et unique but : libérer sa boite de réception des messages parasites afin d’avoir une vision claire et instantanée des messages vraiment importants.
Voilà pourquoi, je n’ai pas parlé technique ou méthode à appliquer de A à Z. À chaque boite mail, à chaque individu, la philosophie générale reste la même, seule là méthode change…
F.

...et pour finir, 3 liens fondamentaux à VITE regarder : En vous souhaitant une belle découverte 😉



 

2 comments

  1. Je déterre le billet pour te demander si tu as un moyen d’utiliser les caractères spéciaux dans les filtres Gmail ?
    J’aimerais filtrer tous les e-mails dont le sujet contiennent « [Projet] », mais dans les résultats retournées sont compris aussi les e-mails dont le sujet contient « projet », sans les crochets…

  2. Salut Maxime,

    Je viens de tester, effectivement certains caractères spéciaux sont pris en compte pour exemple :
    !Gmail : touts les messages ne contenant pas Gmail
    Gmail | Twitter : tous les messages contenant soit le mot Gmail soit Twitter

    Par contre pour ce qui concerne les [] j’ai testé dans tous les sens et rien ne permet de les afficher comme des vrais caractères. Il semblerait que Google n’ait pas implémenté cette fonctionnalité http://is.gd/crwNf (ce qui est une grosse lacune de leur part).
    .-= Dernier article de N. : Comment transformer un problème en opportunité ? =-.

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