Efficacité – les mails : organisation de ses dossiers…

Pendant les prochaines semaines nous allons travailler sur un outil indispensable qui peut nous faire gagner un temps précieux s’il est utilisé à bon escient : Le  Mail.

Après de nombreuses années de tests en tout genre, j’ai enfin trouvé une méthode qui m’apporte une plus grande efficacité que la simple application d’un GTD. Je souhaiterais donc la partager avec vous en commençant aujourd’hui par le commencement : L’organisation de ses dossiers.

Le principe fondamental de ma méthode de classement est simple : ne garder dans votre boite de réception que les mails nécessitant une action.

La plus grande difficulté dans cette méthode est de savoir que faire des mails ne nécessitant pas d’actions. Pas de panique, j’ai une solution simple pour résoudre ce problème.

Chaque mail que vous recevez appartient à l’un des 4 groupes suivants. Lors de votre traitement, identifiez à quelle catégorie appartient votre message et appliquez lui la méthode adéquate :

- les mails entrainant une action (simple réponse, tâche à exécuter…) :
Ce sont les seuls messages qui doivent être présents dans votre boite de réception. Ils y resteront tant que l’action ne sera pas réalisée ou annulée.

NB : une fois celle-ci exécutée, réévaluez votre mail puis classez le dans une des catégories suivantes.

- les références :
mails apportant des informations utiles pour plus tard. Créez des répertoires de références pour chaque projet sur lesquels vous travaillez et archivez-y ces mails là.

- mails pouvant très hypothétiquement servir un jour… peut-être :
à ne pas confondre avec les références ayant une véritable utilité à terme, ces mails représentent le plus gros obstacle à la survie de votre système. En général ils « pourrissent » nos boites mails ; nous n’osons pas les supprimer de peur de perdre une info possiblement utile (ce qui est d’ailleurs rarement le cas).

Après de nombreux essais, j’ai enfin trouvé une solution efficace : créer un dossier « vrac » ou « lus » dans lequel iront se loger tous ces parasites.
De temps à autre, nettoyez ce répertoire en supprimant tous mails vieux de plus de 6 mois.
Si un jour, il vous arrive par le plus grand des hasards de chercher un mail dans ce répertoire, utilisez les fonctions avancées de recherche de votre client de mail.

- les éphémères :
Ils arrivent aussi vite qu’ils repartent : information n’ayant plus d’utilité une fois lue, messages du genre « phares allumés » ou « clefs perdues », news que personne ne lit, sujet ne vous concernant pas…

Une fois lus (ou pas) vous n’avez qu’un endroit ou déposer ces mails : La poubelle. N’hésitez pas, et supprimez les une fois lu ; ils ne vous serviront jamais plus.

Dans le prochain article « Gagner en efficacité » nous aborderons une autre fonctionnalité des mails rarement utilisés : Les labels (ou Stars pour notre ami Gmail.) Nous verrons ainsi comment faire de ce petit outil une nouvelle arme d’efficacité.

En attendant, bon classement de mails à vous

F.

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