Efficacité – les mails : l'utilisation des labels…

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Sur le dernier article de Gagner en efficacité nous avions vu comment bien organiser nos dossiers. Aujourd’hui nous allons apprendre comment utiliser à bon escient un outil très mal connu : les labels ou, in french : étiquettes.

Avant d’attaquer, revenons si vous le voulez bien au précédent article dont l’un des principes était de ne garder dans notre boite de réception que les mails nécessitant une action. Partant de ce point-là, nous allons maintenant utiliser les labels sur l’ensemble des mails de notre inbox (ou boite de réception.)

Pourquoi utiliser les labels ?

La réponse est simple : afin de mieux trier et catégoriser ses mails « d’actions » et d’avoir immédiatement accès à l’information adéquate.

Au niveau du choix des labels, ceux définis par défauts par les clients mails sont, de mon humble avis, inutilisables tel quel. Je vous propose donc de les renommer afin de les rendre plus adaptés à notre méthode de gestion des mails.

Voici les 5 étiquettes que je vous propose de créer :

• Action Urgente : pour tout mail entrainant une action à exécuter au plus vite
• Action : toutes autres actions non urgentes ( à noter : répondre à un mail est une action )
• À lire : étiquette à affecter à tout mail non dépouillé (utile lorsque vous n’avez pas le temps de lire tout vos mails)
• À suivre : mail ne nécessitant pas d’action directe de votre part, ou du moins dans un premier temps
• Réunions : label à n’utiliser que si votre agenda n’est pas suffisant pour vous rappeler des réunions à venir

À noter que tous les mails de votre boite de réception triée appartiennent à l’une de ces catégories. Par conséquent dans cette méthode, tout message lu se verra attribuer l’un des précédents labels. Ainsi, à chaque fois que vous consulterez votre boite de réception, vous aurez grâce aux labels une idée immédiate du type d’action sous jacente à chacun de vos mails.
L’efficacité de cet outil vous apparaitra avec la quantité. En effet, plus vous aurez de mails à traiter, plus il sera facile pour vous de savoir que faire avec une telle quantité d’action à traiter.

Utilisez par exemple le tri par labels sur votre outil de messagerie, et effectuez une à une chaque action sous jacente de vos mails labellés « Action Urgente ». Vous pouvez également décider de traiter tous les mails « À lire » ou bien d’évaluer chaque objet « À suivre » et voir leur évolution.

Comme vous pouvez le voir, labeller ses mails n’entre pas dans une mécanique à dérouler de A à Z. Cette méthode sert essentiellement à vous aider à y voir plus clair et agir plus rapidement, d’où efficacité

Comment créer nos propres étiquettes :

En général, la plupart des clients mails classiques permettent simplement d’attribuer des étiquettes. Pour vous donner une idée du comment faire,  prenons l’exemple du logiciel ThunderBird.

Commençons par renommer nos labels pour cela allez sous le menu :
Édition -> Préférences -> Affichage -> Étiquettes

Et modifiez l’ensemble des labels par ceux de notre liste en leur affectant une jolie couleur de votre choix :

Ensuite, pour affecter un label à un mail, il vous suffit juste de taper sur votre pavé numérique le numéro correspondant au label de votre choix et le tour est joué. Maintenant plus rien ne peut vous arrêter dans votre utilisation frénétique et efficace des labels

NB sur le cas Gmail : Le concept de label de Gmail n’a aucune similitude avec celui dont nous venons de parler. Il correspond plus au système de « dossiers ». Voilà pourquoi, dans les prochains jours, je publierai un cours articles complémentaire sur l’utilisation des « icones de suivis » ( ou « stars » et « superstars ) sur Gmail.

D’ici là, je vous souhaite une excellente journée,
F.

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