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 Nicolas Pène - Expert en PNL & Stratégies Marketing

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Comment une TodoList peut-elle nous faire perdre notre efficacité

Todolist et efficacité

Tout comme l’agenda, la TodoList est un des éléments les plus utilisés dès que l’on traite d’efficacité et d’organisation personnelle.
Cela dit, quoi de plus pratique que de noter dans une liste l’ensemble des choses à faire. Comme le dit si bien David Allen, créateur de la célèbre méthode GTD : en déléguant une partie de votre mémoire à votre TodoList, vous permettez à votre esprit de se focaliser un peu plus sur les tâches réellement importantes.

De ce postula, je suis parti, il y a quelques années dans ce que nous pourrions appeler une todolistomanie frénétique m’imposant de noter toutes les choses à faire. Quoi de plus judicieux me diront certains. Et pourtant, comme tout extrême, cette façon de faire s’est révélée totalement inefficace.

Aujourd’hui j’utilise une méthode bien plus fine et efficace ne s’appuyant que très peu sur des TodoLists. Mais, avant de découvrir plus en détail de quoi il en retourne, regardons ensemble les limites de la TodoList traditionnelle.

Pourquoi tout noter ne marche pas

Les TodoLists présentent une utilité indéniable. Quoi de plus agréable que de ne plus avoir à faire confiance à notre mémoire parfois défaillante. Ainsi, grâce à notre TodoList, nous pouvons éviter certaines déconvenues comme l’oublie de factures à payer ou le non-respect d’une parole donnée.

Cependant, au fur et à mesure du temps, nous voyons notre liste s’allonger toujours un peu plus amenant à un constat simple et sans détour : nous n’avons pas suffisamment de temps pour tout faire. Face à cette TodoList toujours plus grande, un sentiment de stress accompagné de son ami procrastination provoquent ainsi en nous une envie de fuite.

Ainsi, pour palier cette difficulté vient la phase d’élimination où nous épurons notre TodoList des éléments les moins pertinents. Cette étape, bien que fondamentale est toujours aussi délicate. Nous n’aimons pas jeter et, de fait, il arrive souvent que nous gardions toujours des tâches inutiles sous couvert du fameux prétexte « On ne sait jamais ».

Le dernier point qui dessert plus encore notre TodoList est le mélange de tâches de qualités différentes. Ainsi, nous entremêlons des actions importantes voire primordiales avec des tâches minimes. Ces dernières pouvant être trompeuses en paraissant importantes sous le couvert de l’urgence.

Une méthode à base de sélection naturelle

Quelle solution utiliser si les listes de tâches comportent autant d’inconvénients ?

Comme cité précédemment, il est difficile de s’en remettre totalement à notre mémoire. Il est donc nécessaire d’avoir un outil sur lequel se reposer pour noter les actions importantes. Cependant est-il réellement efficace d’y noter absolument tout. Au vu des limites d’une telle technique il est clair que non.
Pour couper court à ces problèmes, j’ai mis en place une méthode basée sur une sélection naturelle des tâches. Je m’explique !

Une des clefs de l’efficacité est de se focaliser au maximum sur les tâches importantes et de savoir éliminer le superflu et, c’est exactement ce que nous allons faire.
Avant de noter sur un support (TodoList, Agenda…) une quelconque tâche à réaliser, posez-vous immédiatement les questions suivantes :

  • Cette tâche va-t-elle m’apporter réellement quelque chose sur le long terme ?
  • Quelles seront les « réelles » conséquences (à court, moyen et long terme) si je ne la fait pas ?

Ces 2 questions vous aideront à répondre à la troisième et fondamentale question : Cette tâche est elle réellement importante ?
Ainsi, si je juge qu’une tâche n’est pas importante, je ne la note pas. Je la garde dans un coin de ma mémoire. Si j’y repense, quelques jours plus tard je la réévalue et, si je l’oublie… Je l’oublie ! 🙂

Par cette technique, vous évitez de vous laisser submerger par le peu important. Par la suite, deux cas pourront se produire sur ces tâches inutiles :

  • Elles se font oublier et vous vous êtes libéré d’une tâche à faire.
  • Elles refont surface, quelques temps après. À ce moment là, libre à vous de réévaluer l’importance et l’intérêt d’accomplir de telles actions. Toujours est-il, d’ici leur réapparition vous aurez eu le temps de vous consacrer à des activités réellement importantes.

Un autre point sur lesquels je m’emploie de plus en plus consiste à ne noter que très rarement les activités plaisantes et ce pour deux raisons :
Premièrement, si une activité est réellement agréable, je n’ai besoin d’aucun système pour m’en rappeler, elle viendra à moi. Ensuite, le fait de noter cette tâche « à faire » sur une liste rajoute un aspect contraignant, transformant une tâche que je souhaite faire en une tâche que je dois faire. Cela peut paraître subtil voire exagéré mais ces différentes perceptions jouent réellement sur mon appréhension des choses.

L’idée principale de cette sélection restrictive des tâches à noter est de fluidifier et simplifier au maximum votre système. De cette réduction de contraintes en résulte un plus grand sentiment de liberté ainsi qu’une meilleure vision des priorités. Ainsi, vous serez plus efficace tout en ayant moins de contraintes. 😉
N.

Photo : Andrew Magill

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  1. Charles

    Je vais me faire l’avocat du diable, mais pour mon cas j’utilise la todolist dans un cahier où tous les soirs je note mes tâches du lendemain et ça marche plutôt bien. Tout comme l’engagement public, je pense que ça dépends de la personne.

    Je note donc tout ce que j’ai à faire dans un cahier, tous les jours. Je fais les tâches rapides tout de suite, les unes après les autres. Ensuite j’attaque les tâches importantes ou que je n’aime pas, et je termine par ce que j’aime bien.

    Par contre si je pense à quelque chose à faire, je le note, et je ne le fais pas tout de suite, sinon ça m’interromps 🙂

    Enfin ça, c’est ce qui fonctionne pour moi, il me reste à travailler ma concentration ^^

    Sinon mes idées d’articles je les notes tout de suite, et les projets auxquels je pense aussi. Si une tâche n’a pas été faite dans la journée, je la reporte (ça m’arrive), en général j’en mets un peu plus que ce que j’ai à faire ^^

    • [email protected] d'internet

      Salut, je te rejoins dans ton analyse et j’aimerais ajouter autre chose.

      Avoir une Todolist et tout y mentionner à l’intérieur n’est pas une bonne solution à mon avis.

      Je procède plutôt dans ma liste à noter les 2 ou 3 grands principaux objectifs de la journée.

      Quant au reste des choses à accomplir, je les mets sur le compte des cadeaux pour avoir accompli ce que je voulais de la journée.

      En fonctionnant ainsi, j’avance dans mon projet et je m’épanouis dans ma vie

  2. Fab

    Il y a quelques temps, j’avais mes todo list de choses a faire pour le week-end. Bien qu’utiles car me permettant de ne rien oublier, elles finissaient par me stresser et me donnaient l’impression que je n’avais pas le temps de me reposer, alors qu’un week-end c’est aussi fait pour ça…

    Jusqu’à ce que je me rajoute tes tâches de repos dans cette liste : « regarder la tv », « faire une sieste » ou tout simplement « se reposer ». Et finalement le reste des taches passe mieux et j’ai moins de stress a dépiler ma todo list du week-end car elle est ponctuée de petites récompenses 🙂

  3. Jérôme

    A voté 🙂
    Pour ma part, j’utilise encore la todo list mais surtout pour ne pas oublier les bonnes idées. Car dans la pratique je fais un peu comme toi, je retiens le plus important et finalement oublie le superflu…
    Mais le risque c’est d’oublier une super idée. Du coup je note quand même au cas où 😉

  4. N.

    Merci à tous pour vos retours 🙂

    Charles : C’est très intéressant de comparer les habitudes de chacun. Ta technique à l’air bien rodée, surtout en disposant intelligemment contraintes avant plaisirs. Par contre, je t’avoue être un peu sceptique sur le fait de faire une grande série de tâches rapides en premier car pour moi, c’est autant de temps sacrifié pour les choses réellement importantes et donc prioritaires.

    Fab : C’est une bonne idée de rajouter des tâches repos. Cela dit, est-ce que ça n’enlève pas un peu de spontanéité et de liberté sur le WE ?

    Jérôme : Après, rien ne t’empêche d’écrire une bonne idée sur un support différent à la TodoList. C’est ce que je fais pour les idées d’articles, je les note sur un fichier et, dès que je sèche, je regarde si l’une d’entre elles me séduit. Du coup, ces idées sortes d’un système « contrainte » ou « à faire » pour rentrer dans un système « inspiration ». 🙂

  5. Jérôme

    C’est vrai qu’il y a l’option post-it sinon 🙂
    Le problème c’est que si je multiplie les supports, j’ai peur de ne plus m’y retrouver au final.

  6. N.

    Tout à fait, c’est assez difficile de trouver le bon équilibre entre trop et pas assez.

  7. Damien

    C’est quelque chose que j’ai remarqué avec les todo-lists : on a tendance à passer beaucoup de temps sur la méthode d’organisation plutôt que sur la réalisation des projets.

    Il y a un coté assez « agréable » à jouer avec des outils de productivité… mais c’est totalement inefficace.

    Je suis en train, petit à petit, de laisser de coté mes to-do lists pour passer à la méthode qu’a traduite Argancel, celle des Assiettes Tournantes : http://ceclair.fr/productivite-et-jonglage-dassiettes-tournantes

    C’est un moyen plus intuitif de s’organiser. En test de mon coté. 😉

  8. Julien

    C’est fou la capacité de l’esprit humain à s’auto-contredire et à chercher des défauts partout et à tout! N’y voyez aucune attaque personnelle, mais j’entend en ce moment trop de gens me dire que la to do list est une connerie inefficace alors qu’il y a 3 mois ils passaient 6heures par jours à la peaufiner. (je ne vise pas l’auteur de l’article ici!)

    Peut être que la leçon à tirer de cet article n’a rien à voir avec l’outil en lui même, mais avec la notion de mesure. Tout comme il faut savoir ne pas abuser des choses lorsqu’on les découvre, il faut savoir se mesurer et ne pas tout jeter à la poubelle lorsque certains aspects ne fonctionnent pas!

    Par ailleurs, j’ai toujours pensé que GTD etait beaucoup trop complexe et consommateur de temps, c’est un extrême qui ne doit pas forcément être calqué!

  9. Jérôme

    C’est vrai que, comme le note Julien, on voit de plus en plus d’articles contre les to-do list.
    Je pense que c’est une tendance liée aux systèmes complexes 😀
    En effet, on se rend compte qu’on ne maitrise pas tout et qu’il est très difficile de prévoir pas mal de chose.
    En réaction à ce constat, les gens ne veulent plus prévoir. C’est comme la nouvelle tendance anti-business plan : http://www.capital.fr/carriere-management/actualites/creer-sa-boite-sans-business-plan-une-nouvelle-methode-debarque-en-france-573161

    Il y a du bon à ne pas prévoir (créativité et flexibilité), mais il y a aussi du bon à prévoir (organiser et dresser des objectifs)selon moi.

  10. N.

    Merci à tous les 3 pour vos commentaires (et tout spécialement à Julien qui adore le remerciement 😉 )

    Damien : Très interessant cette méthode. Nous feras-tu un retour d’expérience (via Raccourci par exemple) ?

    Julien et Jérôme : C’est marrant, je suis passé à côté de cette nouvelle mouvance anti-todolist. Au contraire, j’en étais resté à ceux qui pronnaient corps et ames GTD et consorts.
    Après, comme l’a dit Julien, le fond de l’article est bel et bien la mesure et le fait de savoir selection ce qui est important de ce qui ne l’est pas.

  11. Damien

    Nicolas : va falloir atteindre au moins un petit mois avant de voir si la méthode est efficace… pour moi. Elle peut l’être pour d’autres. On verra.
    Je ferais certainement un compte-rendu sur DevPers.org et peut-être sur Raccourci si ça me semble approprié. 🙂

  12. Ling-en Hsia

    Une todo list est TRÈS efficace à condition de ne pas en faire une ennemie. Si on la considère comme un compagnon et à l’aide de quelques bonnes pratiques, on peut en faire une arme fatale contre la procrastination.

    Vous pouvez éventuellement lire mon article sur la question: http://forhimblog.fr/efficacite/liste-des-taches-vs-procrastination/

  13. vahatriniaina

    Très bonne analyse, personnellement j’utilise toujours avec plus ou moins de discipline les todo-lists avec un gros soupçon de GTD.
    J’ai remarqué qu’il n’était effectivement pas nécessaire de TOUT noter car c’est le meilleur moyen de se retrouver submergé, je note plutôt les trucs « embêtants » que j’aurais tendance à négliger.

  14. RIKE

    pour ma part c’est tres simple:
    1. j’etablis ma liste
    2.je les classes (famille – travail – financier – physique…..)
    3.je planifie ce que je veux faire par ordre de priorité
    4. je passe a l’action et note (fais / pas fais – commentaire ….)

    comme ca d’oublis rien

    en tout cas ce blog est génial bizzzz

  15. N.

    Merci à tous pour partager ici vos habitudes et techniques sur les TodoLists 🙂
    C’est réellement instructif.

  16. Grégory

    Comme souvent, il y a du pour et du contre … Et un système peut devenir trop complexe à gérer. Une chose est sure : il faut tester et s’approprier un système, une méthode, … Et éventuellement partager 🙂 !

    A trop noter, on se retrouve devant de longues listes. Difficiles à gérer, stressantes de par leur longueur, amenant à la procrastination ou, a minima, à une basse de la productivité (quelle tache exécuter maintenant ?)

    D’une autre coté, d’expérience, ne pas tout noter me stresse. Vraiment. Mes petites neurones bouclent dessus ….

    Donc je note tout. Vraiment tout.

    Mais les taches notées comme cela n’intègrent pas directement mes listes de taches. Et cela m’évite de stresser. C’est un bon début !

    Après, il faut gérer ces taches. Tout d’abord, il y a la règle des 2 minutes. Sinon elles végètent sur mon petit carnet qui est régulièrement relu … Et à un moment, il y a 2 options :
    – la tache est décrétée « non importante » : elle est supprimée ;
    – la tache est décrétée « à traiter » et elle intègre mes listes de taches ou mon agenda.

    A chaque relecture de tache, 2 critères entre en jeu : l’importance du sujet, et son urgence. En gros, une tache peut traîner 10 à 15 jours dans mon petit carnet …

    Cela pourrait sembler pas suffisamment fiable ou réactif. Mais c’est mon juste milieu à moi :
    – je ne me stresse pas à ne pas noter ;
    – je ne me stresse pas à avoir des listes de taches sans fin.

  17. N.

    Merci Grégory pour ce retour complet.

    C’est marrant de constater que le système idéal est vraiment unique et propre à chacun. Pour moi tout noter casse réellement ma créativité et contrairement à toi, me stresse car, j’ai besoin de cette liberté. Par contre, là où je te rejoints entièrement c’est bien sur la règle des 2 minutes qui est vraiment puissante.

  18. Gaelle Muller

    j’utilise la todo list autrement. Effectivement la liste qui s’allonge sans fin c’est démotivant et pas forcement utile.
    Malgré cela dans les listes électroniques je note tout car sinon je suis trop mal à l’aise de risquer d’oublier qqe chose d’important… et lorsque c’est fait, je raye. je dis bien je raye, je n’efface pas. Une fois par semaine , je refais le point en principe pour gérer les priorités. L’avantage c’est que l’on peut mieux apprécier tout ce qu’on a fait! finalement c’est ça qui est bon 😉

  19. N.

    Oui, je confirme, c’est très utile pour la motivation de garder une trace des tâches qui ont été réalisées. Je procède de même et chaque mois, lorsque je fais le bilan des choses accomplies, cela me donne également un grand sentiment de satisfaction.

    On a vite fait d’oublier la quantité de travail que l’on produit et, à contrario, se focaliser sur ce que l’on a toujours pas réalisé.

  20. patricklyon

    Pour info, j’ai acheté  » réveil ultra matinal  »
    que dit cet eBook ?
    Attention voici la révélation . . . . .

    Couchez vous tôt . . . .et vous vous lèverez plus tôt ! ! !

    Très belle escroquerie ! ! ! Cordialement

  21. patricklyon

    J’ai acheté aussi la todolist , j’ai demandé de l’aide pour l’installation . . . .résultat une vague réponse totalement inexploitable et bourrée de fautes ( Pas sérieux)
    Pour le réveil ultra matinal je voulais des renseignements sur l’horloge circadienne : réponse complètement évasive et à coté de la plaque du vendeur de cet ebook . . .

  22. Nicolas

    Bonjour Patrick,

    Personnellement, je n’ai pas le même avis sur cet ebook où j’y ai appris pas mal de choses. Entre les outils pour découvrir son rythme circadien, la luminothérapie, ainsi que l’influence de l’alimentation ou les habitudes sur le sommeil.

    Bref, à chacun sa sensibilité et pour ma part, le livre m’a été très utile et c’est pour cela que je le recommande. Cela dit, je ne l’ai pas écrit et si vous avez des suggestions ou remarques je vous invite à vous adresser à son auteur plutôt.

    NB : Par contre, je n’ai pas compris de quoi vous parliez en évoquant avoir « acheté la todolist » ?

  23. Jean-Philippe

    Bonjour Patrick,

    Si vous êtes si déçu par mon ebook, n’hésitez pas, il y a une garantie dessus pour vous faire rembourser. Je serai vraiment très heureux de le faire. 🙂

    PS : Je ne vends pas de todolist.

  24. tonton Lolo

    La mise en application du principe de plaisir et principe de réalité se Sigmund Freud.

    Principe de plaisir (inutile de noter les taches agréables faciles à faire) et principe de réalité (ne noter que les choses importantes).

  25. Nicolas

    tonton Lolo : je ne connaissais pas ce principe établie par Freud. Cela m’intéresserais dans savoir plus. Savez-vous dans quel ouvrage de l’auteur peut-on le trouver ?

  26. Grégory

    J’avoue que je suis intéressé d’en savoir un peu plus. Je ne connaissais pas Sigmund Freud sous l’angle de la productivité personnelle 🙂

    Mais concernant le principe de plaisir (inutile de noter les taches agréables faciles à faire), ne pas noter implique prendre le risque de ne pas les faire ou de les faire trop tard …

  27. Catherine

    J’ai adopté la méthode GTD et j’ai scindé ma Todo-List en 4
    – Prochaines actions (elles sont clairement définies)
    – Projets
    – Incubation
    – Attente

    A l’usage, la liste incubation favorise la créativité parce que je peux faire le lien entre 2 idées, plutôt vagues au départ.

  28. Claire D

    Très bel article ! j’adhère complétement avec la philosophie des listes. J’avais moi même écrit un article sur le sujet : http://osezlebienetre.com/10-etapes-pour-etablir-des-to-do-list-efficaces-et-liberer-votre-esprit/ qui rejoint ce qui est dit ici

  29. Jérémie

    Bonjour Nicolas,
    Merci pour ces conseils, car je suis du genre à refaire ma Todolist tous les jours à cause de mon boulot (beaucoup de choses différentes à penser) et à y mêler les Todo de ma vie perso et aussi mes loisirs… Avec certaines tâches que je reporte inlassablement d’une liste à une autre !
    Je vais faire évoluer ce que j’écris dans mes listes 😉
    Jérémie

  30. Nicolas

    Jérémie : Merci Jérémie et bon courage dans ce travail de restructuration 😉

  31. Robin

    Nicolas, tes méthodes sont elles toutes issues des travaux de allen?

  32. cordalis

    Bonjour,
    Votre article est très intéressant et la méthode développée assurément très pertinente. Elle fut mise au point, il y a plus de 70 ans, par le 34ème président des Etats-Unis. Elle est connue sous le nom de « matrice d’Eisenhower ». Combinée à un chronomètre pour limiter le temps consacré à chaque tâche, elle est redoutablement efficace.
    Bonne journée organisée à tous.
    Costa

  33. Nicolas

    Robin : pas du tout. D’ailleurs cet article est également une critique de la méthode GTD.

    En fait, j’ai étudié beaucoup de méthodes d’efficacités, accompagné de mon expérience perso, cela donne quelque chose d’unique et vraiment efficace.

    Cordalis : Bonjour, je connaissais effectivement la matrice d’Eisenhower. C’est un outil très puissant pour évaluer une tâche, cependant, je pense qu’il n’est pas « suffisant » pour bien gérer les tâches au quotidien.

  34. rima

    pour ma part, il suffit que je note quelque chose pour que je ne le fasse pas. mon inconscient refuse toute forme de contrainte, obligation. tout ce qui a un caractère à me contraindre, bloque mon cerveau. une autre chose : les tâches d’autres personnes je peux les accomplir sans problème et efficacement, alors dès qu’une tâche devient mienne, je me bloque, et procrastine. je sai pa comment ça s’appelle, mais j’en souffre depuis des lustres. j’éprouve du plaisir à rendre service aux autres, alors que je néglige mes propres actions à moi. j’ai bo essayé d’aborder la question de plusieurs points de vue, je ne trouve pas d’explication, ni de solution (sauf celle de m’approprier les tâches des autres une fois accomplies, et déléguer mes tâches aux autres, lol).

  35. Nicolas

    Et pourquoi ne pas essayer de prendre le problème à l’envers en essayant de visualiser tes tâches à faire comme celles de quelqu’un d’autre.

    Un exercice qui n’est pas évident à réaliser au départ, mais qui, avec un peu d’entraînement, pourrait amorcer un début de changement.

  36. rima

    merci pour cette réponse, c’est en partie ce qu’ont m’a conseillé mes amis. reste la question de la visualisation, qui va prendre bcp de temps à s’installer (à s’ancrer dans ma mémoire), ça demandera bcp d’entrainements. dans ma tête tous ce que j’imagine ne se réalise jamais. donc je m’interdisais de visualiser (jusqu’ici je voulais dire).

  37. Nicolas

    Oui, c’est sûr qu’il faudra du temps, mais en pratiquant régulièrement, cette visualisation pourra venir assez vite.

  38. Fidjo

    T’es un bon Nicolas. C’est un bon article. Je l’aime.

  39. Nicolas

    Très bonnes techniques d’organisations Samuel 🙂