Todolist et efficacité

Tout comme l’agenda, la TodoList est un des éléments les plus utilisés dès que l’on traite d’efficacité et d’organisation personnelle.
Cela dit, quoi de plus pratique que de noter dans une liste l’ensemble des choses à faire. Comme le dit si bien David Allen, créateur de la célèbre méthode GTD : en déléguant une partie de votre mémoire à votre TodoList, vous permettez à votre esprit de se focaliser un peu plus sur les tâches réellement importantes.

De ce postula, je suis parti, il y a quelques années dans ce que nous pourrions appeler une todolistomanie frénétique m’imposant de noter toutes les choses à faire. Quoi de plus judicieux me diront certains. Et pourtant, comme tout extrême, cette façon de faire s’est révélée totalement inefficace.

Aujourd’hui j’utilise une méthode bien plus fine et efficace ne s’appuyant que très peu sur des TodoLists. Mais, avant de découvrir plus en détail de quoi il en retourne, regardons ensemble les limites de la TodoList traditionnelle.

Pourquoi tout noter ne marche pas

Les TodoLists présentent une utilité indéniable. Quoi de plus agréable que de ne plus avoir à faire confiance à notre mémoire parfois défaillante. Ainsi, grâce à notre TodoList, nous pouvons éviter certaines déconvenues comme l’oublie de factures à payer ou le non-respect d’une parole donnée.

Cependant, au fur et à mesure du temps, nous voyons notre liste s’allonger toujours un peu plus amenant à un constat simple et sans détour : nous n’avons pas suffisamment de temps pour tout faire. Face à cette TodoList toujours plus grande, un sentiment de stress accompagné de son ami procrastination provoquent ainsi en nous une envie de fuite.

Ainsi, pour palier cette difficulté vient la phase d’élimination où nous épurons notre TodoList des éléments les moins pertinents. Cette étape, bien que fondamentale est toujours aussi délicate. Nous n’aimons pas jeter et, de fait, il arrive souvent que nous gardions toujours des tâches inutiles sous couvert du fameux prétexte « On ne sait jamais ».

Le dernier point qui dessert plus encore notre TodoList est le mélange de tâches de qualités différentes. Ainsi, nous entremêlons des actions importantes voire primordiales avec des tâches minimes. Ces dernières pouvant être trompeuses en paraissant importantes sous le couvert de l’urgence.

Une méthode à base de sélection naturelle

Quelle solution utiliser si les listes de tâches comportent autant d’inconvénients ?

Comme cité précédemment, il est difficile de s’en remettre totalement à notre mémoire. Il est donc nécessaire d’avoir un outil sur lequel se reposer pour noter les actions importantes. Cependant est-il réellement efficace d’y noter absolument tout. Au vu des limites d’une telle technique il est clair que non.
Pour couper court à ces problèmes, j’ai mis en place une méthode basée sur une sélection naturelle des tâches. Je m’explique !

Une des clefs de l’efficacité est de se focaliser au maximum sur les tâches importantes et de savoir éliminer le superflu et, c’est exactement ce que nous allons faire.
Avant de noter sur un support (TodoList, Agenda…) une quelconque tâche à réaliser, posez-vous immédiatement les questions suivantes :

  • Cette tâche va-t-elle m’apporter réellement quelque chose sur le long terme ?
  • Quelles seront les « réelles » conséquences (à court, moyen et long terme) si je ne la fait pas ?

Ces 2 questions vous aideront à répondre à la troisième et fondamentale question : Cette tâche est elle réellement importante ?
Ainsi, si je juge qu’une tâche n’est pas importante, je ne la note pas. Je la garde dans un coin de ma mémoire. Si j’y repense, quelques jours plus tard je la réévalue et, si je l’oublie… Je l’oublie ! :)

Par cette technique, vous évitez de vous laisser submerger par le peu important. Par la suite, deux cas pourront se produire sur ces tâches inutiles :

  • Elles se font oublier et vous vous êtes libéré d’une tâche à faire.
  • Elles refont surface, quelques temps après. À ce moment là, libre à vous de réévaluer l’importance et l’intérêt d’accomplir de telles actions. Toujours est-il, d’ici leur réapparition vous aurez eu le temps de vous consacrer à des activités réellement importantes.

Un autre point sur lesquels je m’emploie de plus en plus consiste à ne noter que très rarement les activités plaisantes et ce pour deux raisons :
Premièrement, si une activité est réellement agréable, je n’ai besoin d’aucun système pour m’en rappeler, elle viendra à moi. Ensuite, le fait de noter cette tâche « à faire » sur une liste rajoute un aspect contraignant, transformant une tâche que je souhaite faire en une tâche que je dois faire. Cela peut paraître subtil voire exagéré mais ces différentes perceptions jouent réellement sur mon appréhension des choses.

L’idée principale de cette sélection restrictive des tâches à noter est de fluidifier et simplifier au maximum votre système. De cette réduction de contraintes en résulte un plus grand sentiment de liberté ainsi qu’une meilleure vision des priorités. Ainsi, vous serez plus efficace tout en ayant moins de contraintes. ;)
N.

Photo : Andrew Magill