Nicolas Pène

J’aide les coachs, thérapeutes & formateurs à améliorer leur pratique grâce à l’Approche Intégrale

réduire le temps passé sur vos boites mails

Posted on Author Nico PenePosted in efficacité12 Replies

Vous souhaitez être plus efficace en réduisant votre temps passé à lire vos mails ?
Pour ceux, il existe une méthode très simple : Ne consulter ses mails que 2 fois par jour.
En quoi cela va-t-il me faire gagner du temps ?
La consultation de ses messages peut vite devenir un vrai dévoreur de temps. En effet, la consultation très régulière, voir frénétique de sa boite mail est une tendance assez répandu chez l’homme moderne.
Combien de fois par jour passons nous à regarder si un nouveau message est arrivé ? Combien de temps perdons nous à scruter nos boites et cliquer sur le bouton de rafraichissement ? Combien de fois interrompons nous une tâche (parfois importante et souvent urgente) pour getter un œil sur nos mails ?
En ne regardant vos mails que 2 fois par jour, vous couperez cours à toutes ces interruptions qui  souvent se finissent par « aucun nouveau message ».
Le second avantage à cette méthode est de vous permettre de centraliser tout votre temps passé à la gestion des mails sur 2 créneaux bien déterminés (je vous laisse le soin de définir vos propres créneaux, pour moi c’est 9h et 14h). Ce qui est bien plus pratique pour lire et répondre à l’ensemble des messages, suivre les fils de discutions par mails interposés, ainsi que définir l’ensemble des actions en découlant.
« C’est impossible, je ne peux pas me permettre de regarder aussi peu souvent mes emails ! »
J’ai souvent eu droit à cette réplique en retour de ce conseil d’efficacité, et peut être, est-ce ce que vous pensez également. À cette remarque je répondrais par le questionnement suivant :
Comment faites-vous lorsque vous êtes en réunions pendant de longues heures ou lorsque vous êtes en congés pour quelques jours ou semaines ?
Le monde ne s’effondrera pas au nombre de messages non-lus. Qui plus est, il ne faut pas non plus oublier un point important : la plupart des gens savent téléphoner ou rentrer dans votre bureau dès que c’est urgent, donc pas de panique 😉
Si vous n’êtes toujours pas convaincus du bien fondé de ce conseil, tentez l’aventure une petite semaine, ça ne coute rien et les bénéfices à en retirer en seront conséquents, croyez-moi 😉
Sur ce, il ne me reste plus qu’à vous souhaiter une agréable journée,
F.

12 comments

  3. mouais pour les mails perso je veux bien. Mais pour le taf, en sachant que tu es au bureau, certains mails nécessitent une meilleure réactivité…

  4. @moustachu : c’est vrai que tu es dans un cas assez particulier où tu as des contraintes de régularité. Mais justement, peut-être que tu peux adapter cette méthode à ton cas, en ne checkant tes mails qu’à des fréquences et créneaux bien définis.

  8. @fenice plutot que de définir des crénaux horaires auxquels checker mes mails, tu m’as fait penser à optimiser le notifier de mon client mail pour qu’il ne m’avertisse plus de l’arrivée de spams, pubs ou autres mails inutiles (venant de certaines personnes comme la fameuse B.M. 😉 ):
    Dans les filtres, en plus de l’option t’envoyant les mails dans le dossier qui va bien, ajouter « marquer comme lu » pour les mails moisis

  11. Et que dire de consultations Twitter, FaceBook, … qui sont tout autant énergivores !
    Il faudrait que tout bon entrepreneur puisse le faire mais ça me demanderait un fameux changement d’habitudes bien (mais BIEN) ancrées !
    N’as-tu pas un sujet pour changer ces bonnes vieilles habitudes qui nous semblent impossible à changer ? ;o)

  12. @Vinodis effectivement, cela fait un moment que j’ai l’idée d’écrire un article sur le changement d’habitudes. Il ne reste plus qu’à me mettre à l’ouvrage maintenant 🙂

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